Cara mengirim email di Gmail sebenarnya sangat mudah untuk dilakukan. Apalagi sekarang tersedia aplikasi resmi Gmail di Android.

Sehingga untuk mengirim email, kita tidak membutuhkan komputer sama sekali. Hanya dengan bermodalkan Android saja, kita sudah bisa mengirim email lengkap dengan lampirannya.

Tapi masih cukup banyak orang yang belum paham bagaimana cara menggunakan Gmail, termasuk bagaimana cara mengirim email.

Mulai dari bagaimana cara mengisi kolom penerima, kolom judul, hingga mengisi isi email. Dan yang cukup membingungkan bagi sebagian orang adalah bagaimana cara mengirim file lampiran di Gmail.

Karenanya dalam artikel Androbuntu kali ini saya akan membuat tutorial yang menjelaskan semua itu.

Agar saat membaca artikel ini lebih efektif, kamu harus langsung praktikan ya. Jangan hanya dibaca.

Baca juga: Cara Forward Email Di Gmail

Cara Mengirim Email dengan Lampiran di Gmail

1. Pertama buka aplikasi Gmail kamu. Kemudian klik tombol tulis email baru yang ada di pojok kanan bawah.

2. Kemudian setidaknya ada 3 kolom yang harus kamu isi. Kolom satu adalah kolom Kepada diisi dengan alamat email tujuan. Kolom 2 yaitu kolom Judul email. Kolom ketiga ada isi pesan email kamu. Kemudian untuk mengirimkan email dengan lampiran, klik tombol lampiran yang ada di menu atas.

3. Kemudian klik tombol Lampirkan file. Untuk opsi Sisipkan dari Drive lebih cocok untuk mengirim file berukuran besar.

4. Setelah itu silahkan pilih file yang ingin kamu kirim melalui email sebagai lampiran. Contohnya adalah file docx.

5. Setelah file terpilih, kamu bisa langsung mengirim email tersebut. Caranya adalah klik tombol Kirim yang ada di menu atas. Terlihat seperti screenshot dibawah ini.

6. Akan ada tulisan Mengirim… dibagian bawah aplikasi. Itu artinya Gmail sedang mengirim email kamu.

7. Untuk mengecek apakah email kamu sudah terkirim atau belum, kamu bisa klik menu Terkirim yang letaknya ada disamping aplikasi.

8. Setelah itu Gmail akan menampilkan seluruh email yang pernah kamu kirim. Jika email tadi ada di daftar email terkirim, maka itu artinya email tersebut memang sudah terkirim ke email tujuan.

Nah, itu dia tadi tata cara mengirim email yang baik dan benar melalui aplikasi Gmail di Android.

Cara diatas cocok digunakan untuk mengirim email biasa, seperti email ke teman, ke rekan pekerjaan, atau untuk mengirim tugas ke dosen.

Jika kamu ingin mengirim email untuk melamar pekerjaan, Androbuntu sudah membahasnya lebih dalam pada artikel ini.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengirim email adalah:

• Saat mengisi kolom email penerima pastikan bahwa Sobat Androbuntu mengetikan alamat email penerima dengan benar. Jika alamat email salah 1 karakter saja, maka email akan nyasar atau tidak terkirim.

• Judul email memang tidak wajib untuk diisi, tapi alangkah baiknya diisi. dengan begitu email akan terlihat lebih menarik dan penerimanya akan sedikit lebih paham mengenai maksud dan tujuan email tersebut.

• Jika ingin mengirim lampiran, pastikan lampiran tidak terlalu besar. Jika terlalu besar, kamu bisa mengirimnya menggunakan cloud storage secara terpisah.

• Pastikan kamu menulis pesan di kolom isi email dengan jelas dan mudah dimengerti.

Nah, itu dia tadi panduan lengkap bagaimana cara mengirim email di Android melalui aplikasi Gmail. Semoga setelah membaca tutorial diatas, kamu bisa lebih paham bagaimana cara mengirim email.

Yang terpenting adalah saat membaca kamu harus praktekan juga, agar lebih mudah dipahami.

Cara Menggunakan CC dan BCC di Gmail

Saat menulis email baru di Gmail, ada dua kolom tambahan yang sering diabaikan: CC dan BCC. Padahal kedua fitur ini cukup berguna, terutama untuk keperluan pekerjaan atau komunikasi yang lebih formal.

CC singkatan dari Carbon Copy. Fungsinya untuk mengirimkan salinan email ke penerima tambahan di luar penerima utama. Bedanya, semua orang yang menerima email tersebut — termasuk yang di kolom Kepada — bisa melihat siapa saja yang di-CC. Ini biasanya digunakan untuk melibatkan atasan atau rekan kerja lain yang perlu mengetahui isi email tanpa harus membalasnya.

BCC atau Blind Carbon Copy fungsinya mirip dengan CC, tapi dengan satu perbedaan penting: nama dan alamat email penerima BCC tidak terlihat oleh penerima lain. BCC berguna saat kamu ingin mengirim email yang sama ke banyak orang sekaligus tapi tidak ingin mereka saling mengetahui alamat email satu sama lain.

Untuk menggunakannya di aplikasi Gmail Android, saat menulis email baru klik bagian kolom Kepada. Di sebelahnya akan muncul tulisan CC/BCC — klik itu untuk membuka kolom CC dan BCC. Isi sesuai kebutuhan, lalu lanjutkan menulis email seperti biasa.

Batas Ukuran Lampiran di Gmail dan Cara Mengatasinya

Sebelum melampirkan file, ada satu hal penting yang perlu kamu tahu: Gmail punya batasan ukuran lampiran, yaitu maksimal 25MB per email. Kalau file yang ingin kamu kirim ukurannya di bawah itu, tidak ada masalah — lampirkan seperti biasa.

Tapi kalau file kamu lebih besar dari 25MB — misalnya video pendek, kumpulan foto beresolusi tinggi, atau file presentasi yang berat — Gmail tidak akan mengizinkannya dilampirkan langsung.

Solusinya adalah menggunakan fitur Sisipkan dari Drive yang ada di langkah ke-3 tutorial di atas. Caranya: upload dulu file tersebut ke Google Drive, lalu saat menulis email pilih opsi “Sisipkan dari Drive” alih-alih “Lampirkan file”. Gmail akan menyisipkan link Google Drive ke dalam isi email, dan penerima bisa mengunduh file tersebut langsung dari link itu.

Dengan cara ini tidak ada batasan ukuran file yang berlaku — selama penyimpanan Google Drive kamu masih cukup. Penerima juga tidak perlu punya akun Google untuk mengunduhnya, tergantung pengaturan berbagi file yang kamu pilih di Drive.

Cara Menjadwalkan Pengiriman Email di Gmail

Fitur ini cukup berguna tapi jarang diketahui: kamu bisa menjadwalkan email untuk dikirim di waktu tertentu, bukan langsung saat kamu selesai menulisnya.

Ini berguna saat kamu menulis email di malam hari tapi ingin email tersebut baru tiba di kotak masuk penerima saat jam kerja. Atau saat mengirim email ke rekan yang berada di zona waktu yang berbeda.

Caranya di aplikasi Gmail Android:

1. Tulis email seperti biasa, isi semua kolom yang diperlukan.
2. Sebelum mengirim, klik ikon tiga titik (⋮) yang ada di pojok kanan atas layar.
3. Pilih Jadwalkan Pengiriman.
4. Gmail akan menawarkan beberapa opsi waktu yang disarankan, atau kamu bisa memilih waktu sendiri dengan mengetuk Pilih tanggal & waktu.
5. Konfirmasi pilihan kamu, dan email akan tersimpan di folder Terjadwal sampai waktunya tiba.

Email terjadwal bisa dibatalkan kapan saja sebelum waktu pengiriman yang kamu tentukan — cukup buka folder Terjadwal dan hapus atau edit email tersebut.

Cara Membatalkan Email yang Sudah Terkirim

Gmail punya fitur Batalkan pengiriman atau Undo Send yang sangat berguna. Setelah kamu menekan tombol Kirim, Gmail memberikan jeda beberapa detik sebelum email benar-benar dikirim. Selama jeda itu, kamu masih bisa membatalkannya.

Di bagian bawah layar akan muncul notifikasi “Mengirim…” disertai tombol Batalkan. Klik tombol itu, dan email akan kembali ke mode draf dan siap untuk diedit lagi.

Di pengaturan Gmail (Pengaturan > nama akun kamu > Pengiriman & jadwalkan), kamu bisa mengatur berapa lama jeda pembatalan tersebut — mulai dari 5 detik hingga 30 detik. Semakin lama jedanya, semakin besar kesempatan untuk menyadari ada yang salah sebelum email benar-benar terkirim ke penerima.

Cara Menyimpan Email sebagai Draft

Tidak selalu kita bisa langsung selesai menulis email dalam satu waktu. Gmail menyediakan fitur penyimpanan draf otomatis yang berguna untuk situasi seperti ini.

Saat kamu sedang menulis email dan ingin menundanya dulu — misalnya karena ada informasi yang perlu dicek lebih dulu sebelum dikirim — cukup tekan tombol kembali di HP. Gmail akan menampilkan opsi untuk menyimpan atau membuang email yang sedang ditulis. Pilih Simpan draf dan email tersebut akan tersimpan di folder Draf.

Selain itu, Gmail juga menyimpan draf secara otomatis setiap beberapa detik selama kamu mengetik. Jadi kalau aplikasi tiba-tiba tertutup atau HP mati, isi email yang sudah kamu tulis biasanya tidak akan hilang.

Untuk melanjutkan email yang tersimpan di draf, buka menu Draf di samping aplikasi Gmail. Ketuk email yang ingin dilanjutkan, dan lanjutkan menulisnya dari bagian terakhir yang kamu tinggalkan.

Tips Menulis Email yang Baik dan Mudah Dibaca

Mengetahui cara mengirim email secara teknis baru setengah dari yang perlu dikuasai. Setengahnya lagi adalah menulis email yang isinya jelas dan enak dibaca. Ini beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Judul harus spesifik. Hindari judul yang terlalu umum seperti “Halo” atau “Pertanyaan”. Judul yang baik langsung menggambarkan isi email, misalnya “Pengiriman Laporan Bulan April” atau “Konfirmasi Jadwal Rapat 20 Mei”.

• Sapa penerima di awal. Mulai dengan sapaan singkat seperti “Halo Pak Budi” atau “Dear Tim HRD”. Ini membuat email terasa lebih personal, terutama untuk konteks profesional.

• Langsung ke intinya. Paragraf pertama email sebaiknya langsung berisi maksud kamu — tidak perlu membuka dengan basa-basi panjang yang tidak perlu.

• Baca ulang sebelum mengirim. Gmail tidak punya pemeriksa ejaan Bahasa Indonesia yang handal, jadi baca ulang isi email sebelum klik Kirim. Satu kesalahan ejaan di email formal bisa memberikan kesan yang kurang profesional.

• Tambahkan tanda tangan. Kamu bisa mengatur tanda tangan email otomatis di pengaturan Gmail agar nama dan kontak kamu selalu muncul di bagian bawah setiap email yang dikirim — tidak perlu mengetiknya ulang setiap kali. Caranya masuk ke Pengaturan > nama akun > Tanda tangan, lalu ketik tanda tangan yang ingin kamu gunakan.

• Hindari huruf kapital semua. Menulis pesan dengan HURUF KAPITAL SELURUHNYA dalam konteks email dianggap seperti berteriak dan terkesan tidak sopan. Gunakan huruf kapital hanya di awal kalimat dan untuk nama diri.