Dulu sekali, saya dan rekan-rekan kerja saya saling berkirim file pekerjaan menggunakan WhatsApp. Cara ini memang simpel, kami bisa mengirim dan menerima file dengan cepat tanpa perlu memasang aplikasi tambahan.

Namun masalah mulai muncul ketika penyimpanan internal kami mulai penuh. Apalagi pekerjaan kami memang mengharuskan kami untuk mengirim dan menerima file puluhan hingga ratusan kali dalam sehari.

Saya ingat betul bahwa saya harus membersihkan penyimpanan internal HP saya setiap kali akan pulang kerja. Tidak hanya itu saja, saya juga harus tahu apakah sebuah file masih harus saya pertahankan atau tidak.

Proses ini terjadi selam bertahun-tahun, sampai akhirnya saya mengenal aplikasi bernama Box. Ini adalah aplikasi cloud storage yang kemudian mempermudah saya dan rekan-rekan dalam mengirim dan menerima file.

Saya hanya perlu mengupload file yang ingin dikirim ke Box, kemudian saya akan mendapatkan link yang bisa langsung saya bagikan ke mereka. Mereka hanya perlu mengklik link tersebut dan mereka dapat langsung mendownloadnya.

Untuk Sobat Androbuntu yang saat ini masih menggunakan WhatsApp untuk mengirim dan menerima file di lingkungan kantornya, silahkan baca artikel ini. Siapa tahu kalian tertarik untuk mengganti cara kalian mengirim dan menerima file juga agar lebih produktif.

Baca juga:

• Cara Membuat Link Download File Di Aplikasi Mega Android
• Cara Membuat Link Download File Di Aplikasi Dropbox Android

Keunggulan berbagi file menggunakan Box

Seperti yang sudah saya singgung sedikit sebelumnya, dengan berbagi file menggunakan link Box, ada beberapa kelebihan dibandingkan menggunakan WhatsApp. Pertama adalah penyimpanan internal HP kamu yang tidak akan cepat habis karena file yang kamu kirim disimpan di Box.

Sedangkan jika kamu mengirim file menggunakan WhatsApp, salinan file tersebut ada di penyimpanan internal kamu (di dalam folder WhatsApp). File-file yang kamu kirim dan terima juga jadi “tumpang-tindih” dengan file pribadi yang dikirimkan oleh keluarga, teman atau orang terdekat kamu.

Jadi dengan mengirimkan file pekerjaan menggunakan aplikasi Box membuat semuanya menjadi lebih rapih. File pekerjaan kamu kirimkan menggunakan Box, sedangkan file personal kamu kirim menggunakan WhatsApp.

Walaupun kamu juga tetap dapat menggunakan Box untuk mengirimkan file-file yang sifatnya personal. Itu pun tetap dapat dilakukan dan sama efektifnya.

Kamu yang sering mengirim file berupa gambar, foto atau video melalui WhatsApp, pasti sudah tahu bahwa WhatsApp akan secara otomatis mengkompres semua file tersebut. Sehingga kualitasnya akan jadi lebih rendah.

Berbeda jika Sobat Androbuntu mengirimkan file menggunakan Box. Box akan mengirimkan file kamu apa adanya. Tidak ada kompresi apapun yang dilakukan. Sehingga penerima benar-benar mendapatkan file yang sama seperti yang kamu kirimkan.

Cara berbagi file menggunakan link Box

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mendownload aplikasi Box. Kamu tidak perlu khawatir, Box memberikan penyimpanan gratis sebesar 10GB untuk setiap pengguna, jika dirasa kurang kamu dapat berlangganan premium untuk mendapatkan ruang penyimpanan yang jauh lebih besar.

Jika aplikasi Box sudah terpasang dan kamu sudah mendaftar akun, buka aplikasinya. Ketuk tombol Tambah atau + yang ada di pojok kanan bawah aplikasi.

Kemudian pilih menu Upload content.

Berikutnya pilih file yang ingin kamu unggah dan bagikan.

Tunggu hingga proses upload selesai dilakukan. Semakin besar file, maka akan semakin lama pula proses uploadnya. Kecepatan internet kamu juga sangat berpengaruh selama proses upload.

Jika file sudah di upload, maka file tersebut akan muncul di aplikasi Box. Ketuk tombol titik tiga yang ada disamping nama file.

Nanti akan muncul banyak pilihan. Kamu pilih yang “Copy Link”.

Sekarang link file tersebut sudah ada di clipboard HP kamu. Selanjutnya hanya perlu kamu bagikan ke orang-orang yang memang ingin kamu kirimi file tersebut.

Kamu dapat membagikannya melalui WhatsApp, Telegram, DM Instagram atau yang lainnya. Nanti jika orang tersebut mengklik link-nya, dia akan dapat melihat file tersebut di browser mereka masing-masing. Selain melihat, mereka juga dapat mendownload file-nya.

Tips manajemen file di Box agar lebih rapih

Box memberikan penyimpanan gratis sebesar 10GB untuk para pengguna gratis. Ini dapat kamu maksimalkan dengan manajemen file yang “rapih”. Yang biasa saya lakukan adalah seperti ini: saya biasanya akan segera menghapus file yang sudah di download oleh rekan kerja saya. Dengan begitu akun Box saya tidak cepat kehabisan penyimpanan.

Selain itu, untuk membuat akun Box saya lebih rapih, saya selalu menempatkan setiap file yang dikirim dalam satu folder dengan konteks yang sama. Contohnya seperti ini: divisi saya sedang mengerjakan project “website a”, saya perlu mengirim dan menerima file terkait project ini.

Saya biasanya akan membuat satu folder khusus bernama “website a”. Dengan begitu file yang saya kirim tidak “berantakan” dan terpencar ke berbagai folder yang berbeda. Ini akan membuat kita menjadi lebih mudah dalam mengatur semua file yang pernah kita kirim.